每月单据数量差别很大时，**不要只比较淡季月费和固定年费，而要把每个月的业务量代入报价，比较同等服务范围下的全年总成本。**低量月份多，可以先测算按量计费能省多少；更看重预算稳定，则应重点核对年费是否覆盖旺季业务量。选择的关键，是淡季节省能否抵消旺季加价，以及年费之外还需支付什么费用。
本文面向中国境内企业的代理记账预算比较，不提供具体价目表。下文将“按量计费”作为按约定单据数量及规则计算费用的方案，将“固定年费”作为以年度基础金额报价的方案；比较时，不将“固定年费”直接视为全年不限量。
比较报价前，怎样统一“单据量”？
**先确认什么算一份单据，再比较单价。**询价时，不要直接把发票张数、银行回单数量、报销附件数量和记账凭证数量当成同一个计量单位。可以请不同服务商使用同一套脱敏业务样例，分别演示计数和计费方法。
书面报价至少应说明四项：
- **计量对象：**统计哪些材料，如何计数，补交或重交材料如何处理。
- **计费周期：**按月独立计算，还是按季度、全年累计额度结算；未使用额度能否结转。
- **最低收费：**低量月份如何收费，是否仍需支付基础费用。
- **超量规则：**只对超出部分加价，还是整月改用更高收费档位。收费档位是指不同业务量区间对应的收费标准。
如果无法统一计量单位，就让双方按同一份月度业务资料分别试算，再比较全年费用，不直接比较“每张多少钱”。
怎样算出两种方案的全年成本？
**逐月计算服务费，再补齐范围外费用；企业内部投入的工时可以单列。**以下公式是预算比较方法，不代表任何服务商的实际收费规则。
按量方案全年预计费用＝12个月按报价规则计算的费用之和＋未包含且需要另行委托的事项费用。
固定年费方案全年预计费用＝年度基础金额＋超量费用＋未包含且需要另行委托的事项费用。
基础费、最低收费和超量费应按报价的具体规则处理，避免遗漏或重复相加。某项工作已经包含在基础金额中，就不要再次计入另行委托费用；尚未确认是否包含的事项，应单列为待确认项，不按零元处理。
按以下顺序测算：
- **列出月度业务量。**优先整理最近一个完整年度的记录。经营不足一年的，将已有记录与预测部分分开标注。
- **统一委托范围。**向不同服务商提供相同的业务说明，明确处理事项、账户数量、服务期间及交付要求。
- **逐月套用计费规则。**按照各月对应的基础费、最低收费和超量规则计算，不用全年平均单据量替代逐月测算。
- **补齐范围外费用。**分别列明已确认金额、待确认事项及其触发条件。
- **比较内部配合投入。**估算资料整理、沟通确认和交接所需工时。需要折算金额时，两种方案采用相同的工时估值方法；无法合理折算时，直接并列比较工时即可。
最终比较的是同一业务量、同一服务范围下的全年差额，而不是两份报价首页上的数字。
什么情况下更值得考虑按量收费或固定年费？
**按量方案重点验证“淡季能省多少”，固定年费重点验证“旺季还加不加钱”。**以下情景用于确定测算重点，不是直接选套餐的结论。
| 企业情况 | 优先核对的方案 | 判断重点 |
|---|---|---|
| 多数月份单据少，少数月份集中增加 | 按量计费 | 淡季节省是否超过旺季加价，最低收费是否抵消节省 |
| 更重视年度预算稳定 | 固定年费 | 年费覆盖哪些业务量和事项，超出后如何收费 |
| 基础业务量稳定，偶尔集中增加 | 基础费加超量费 | 超量单位、收费档位及是否可以约定费用上限 |
| 下一年度业务量难以估计 | 可调整计费档位的方案 | 何时复核、什么条件下可以调整、调整何时生效 |
至少做两份测算：一份按当前业务预期，另一份按旺季业务量高于预期的情况。如果淡季可能延长，再增加一份低量情景。各情景保持服务范围不变，只调整业务量假设。
如果按量方案在不同情景下都更低，可以优先考虑按量计费；如果固定年费覆盖预计旺季、全年费用也更低，可以优先考虑年费方案。若两者在不同情景下各有优势，就结合业务量预测和企业能接受的费用波动选择。费用相近时，再比较配合工时、交付要求和退出安排。
如需控制旺季支出，可以询问是否能够约定超量费用上限；只有对方书面确认后，才按该上限测算。
签约前，哪些费用边界要写清楚？
**不要只问“有没有其他收费”，而要写明何时收费、如何计算、由谁确认。**以下事项逐项核对，不预设其一定收费或免费。
| 核对事项 | 建议写明的内容 |
|---|---|
| 旺季超量 | 触发条件、计量方法、加价规则及通知时间 |
| 历史账务处理 | 以前期间的资料整理、更正或补充处理是否包含 |
| 临时专项事项 | 哪些工作需另行报价，如何确认范围和费用 |
| 资料补交 | 补交、重交如何计数，是否影响费用或交付安排 |
| 成果交付 | 交付哪些资料、采用何种形式、何时完成 |
| 调整与退出 | 增减服务、提前终止、退款及交接的处理办法 |
| 付款与税费 | 报价是否含税、付款周期、报价有效期和服务期间 |
对暂时无法确定的额外工作，可以约定“先说明工作范围和费用，经企业确认后再开展”，并写明确认方式。比较年度预付方案时，同时核对提前终止和退款条款，不把预算稳定等同于任何情况下都不会增加支出。
怎样向服务商取得可比较的报价？
**给不同服务商同一份业务说明，并要求列明包含项、除外项和全年试算结果。**业务说明可包括所在地、行业、纳税人身份、账户数量、月度单据分类统计、脱敏样例、预计旺季及具体委托事项；历史期间处理和原服务商交接需求应单独列出。
可以直接使用以下询价文字：
请按所附月度业务量和委托事项提供全年费用测算，列明单据计量口径、服务清单、除外事项、最低收费、超量规则、是否含税、付款安排和报价有效期。请另行说明旺季业务量超过预计时如何计费，以及提前终止、退款和交接的处理办法。
企钜企业服务的品牌资料列有代理记账、纳税申报等业务。向其询价时，也应逐项确认本次报价的包含内容，不因某项业务出现在服务介绍中，就默认它已包含在记账费用内。
**最后再做选择：用相同的业务量假设和服务范围比较全年费用，另列内部配合工时与未确定事项。**不把未经核实的节税金额或收入增长计入预计节省额。
常见问题
某个月单据突然增加，就应该改成年费吗？
不应只根据一个月的单据量决定。先计算这次增加对按量方案全年费用的影响，再与年费方案比较，并确认年费是否覆盖新增业务量。若年费同样需要超量加价，应一并计入。
淡季单据很少，可以按当月不收费测算吗？
只有书面报价或合同明确支持时，才按当月不收费测算。否则先确认最低收费和计费周期，不自行计入减免。
固定年费是不是全年不限量？
不能仅凭“固定年费”的名称按不限量测算。应要求报价明确业务量额度、包含事项、超量规则和除外条款，再计算全年预算。
两份报价的单据计数方法不同，怎么比较？
先尝试统一计量口径；无法统一时，让双方使用同一套脱敏业务资料，按相同的月度业务量分别试算，再比较同等服务范围下的全年费用。
